II część kursu archiwalno-kancelaryjnego
W dniach od 15 do 19 października 2026 roku w malowniczym Gródku nad Dunajcem odbyła się druga część kursu archiwalno-kancelaryjnego dedykowanego żeńskim klasztorom klauzurowym. Głównym tematem tej edycji były dokumenty, procedury ich tworzenia, przechowywania oraz udostępniania w świetle przepisów RODO.
Wyjątkowe otoczenie przyrody nad Jeziorem Rożnowskim nie tylko sprzyjało intensywnej pracy intelektualnej, ale stało się także przestrzenią oddechu i odnowy dla ducha.
Wydarzenie zostało zorganizowane przez Konferencję Wyższych Przełożonych Żeńskich Klasztorów Kontemplacyjnych w Polsce. Zajęcia i wykłady poprowadził wybitny ekspert w tej dziedzinie – o. Grzegorz Filipiuk OFMCap, przewodniczący Federacji Bibliotek Kościelnych „Fides”. Naszą Benedyktyńską Kongregację reprezentowały Prezeska Kongregacji matka Barbara Dendor OSB oraz matka Małgorzata Witula OSB z Krzeszowa.
Głównym celem spotkania było podniesienie kompetencji w zakresie profesjonalnego zarządzania dokumentacją zakonną, która stanowi bezcenne świadectwo historii oraz codzienności wspólnot. Formuła szkolenia pozwoliła na kompleksowe ujęcie wyzwań, z jakimi na co dzień mierzą się osoby odpowiedzialne za klasztorne archiwa i kancelarie.
Uczestniczki zgłębiały zasady prawidłowego tworzenia, bezpiecznego przechowywania oraz udostępniania dokumentów, ze szczególnym uwzględnieniem współczesnych wymogów prawnych. Szczegółowo omówiono standardy prowadzenia akt i formularzy związanych z formacją początkową oraz stałą, a także procedury formalne towarzyszące przyjmowaniu nowych członkiń do instytutu.
Ważną część zajęć poświęcono dokumentowaniu prac zarządu (przełożonych, rad klasztorów i kapituł wyborczych) oraz zasadom prowadzenia korespondencji urzędowej z władzami kościelnymi, państwowymi oraz strukturami własnego zakonu czy kongregacji.
Poruszono tematykę właściwego prowadzenia ksiąg ewidencyjnych, inwentarzy oraz dokumentacji finansowo-gospodarczej klasztorów.
Program dopełniły zagadnienia związane z procedurami administracyjnymi i procesowymi, a także porządkowaniem dokumentacji o charakterze okolicznościowym, m.in. listów gratulacyjnych, sprawozdań i życzeń.
Wspólnie spędzony czas w Gródku nad Dunajcem był dla sióstr doskonałą okazją do wymiany praktycznych doświadczeń, wzajemnego wsparcia oraz głębszego zrozumienia, jak ważną rolę w misji Kościoła odgrywa dbałość o pamięć i porządek w strukturach zakonnych.
